Undang-undang sisdiknas Nomor 20 Tahun 2003 Pasal 56 huruf d menyatakan bahwa pangkalan data perguruan tinggi wajib diselenggarakan oleh penyelenggara perguruan tinggi. Kewajiban ini menyangkut kepastian bahwa data yang diberikan adalah benar dan selalu di cek kebenarannya sehingga data yang ada di perguruan tinggi dan kementerian pendidikan nasional selalu up to date dan benar.
Berdasarkan peraturan yang ada maka kementerian pendidikan dan kebudayaan menyelenggarakan sosialisasi pangkalan data perguruan tinggi bagi kementerian selain kemendikbud di kota Batam Provinsi Kepulauan Riau pada Tanggal 15 sampai dengan 17 November 2013. Pertemuan ini merupakan pertemuan untuk perguruan tinggi kedinasan selain kemendikbud grup kedua sedangkan untuk grup pertama telah dilaksanakan di Kota Solo Provinsi Jawa Tengah.
Kegiatan ini diikuti oleh sekolah tinggi kedinasan di kementerian pertanian kementerian kesehatan dan kementerian Hukum dan HAM.
Untuk kementerian pertanian diikuti oleh sekolah tinggi penyuluhan pertanian Magelang, STPP Medan, STPP Gowa, STPP Malang, STPP Manokwari dan STPP Bogor. Masing-masing sekolah tinggi mengirimkan 2 orang peserta yang terdiri dari operator pengkalan data perguruan tinggi dan pejabat yang membidangi data perguruan tinggi.
Kegiatan dibuka pada Tanggal 15 November 2013 oleh pejabat kemendikbud dilanjutkan dengan penyampaian peraturan menteri yang terkait dengan pangkalan data perguruan tinggi. Sesi selanjutnya berupa penyampaian teknis umum dari software pangkalan data perguruan tinggi.
Kegiatan pada hari kedua yaitu teknis penggunaan software pangkalan data perguruan tinggi oleh pembina PDPT dari kopertis wilayah Yogyakarta. Teknis penggunaan software meliputi input data mahasiswa, input data dosen, input data kelembagaan, input kegiatan mengajar, input hasil belajar mahasiswa, dan input dari fasilitas yang tersedia pada lembaga atau perguruan tinggi.
Kegiatan hari ketiga yaitu input data secara mandiri dan konsultasi dengan para pembimbing dari kemendikbud dan kopertis wilayah. Output yang dihasilkan berupa data yang belum diverifikasi oleh kemendikbud selanjutnya data yang ada akan diverifikasi secara mandiri oleh masing perguruan tinggi dengan kopertis terdekat sebelum kemudian diverifikasi oleh kemendikbud di Jakarta.
Kendala-kendala yang dihadapi oleh perguruan tinggi selain kemendikbud adalah belum adanya NIDN bagi dosen karena masih dalam proses, belum mahir nya para operator dalam melakukan verifikasi secara internal menggunakan software yang telah diberikan, sistem informasi akademik yang ada pada perguruan tinggi berbeda dengan sistem yang ada pada kemendikbud sehingga perlu dilakukan modifikasi dan entry ulang, keengganan peserta melakukan input seluruh data karena software yang ada akan diganti dengan yang baru dan verifikasi yang harus dilakukan secara manual (datang langsung) di kemendikbud Jakarta.